Associations 4.0© est une application informatique disponible via l’Internet qui permet aux associations d’optimiser leurs processus d’affaires afin d’offrir un meilleur service aux membres. Cette application est caractérisée par son faible coût d’acquisition, son accessibilité et sa robustesse.

Des membres de Insum Solutions sont impliqués dans la création et la gestion d’importantes associations, notamment l’Association québécoise des informaticiennes et informaticiens indépendants (AQIII), à titre de membres fondateurs. L’expérience ainsi acquise en gestion, jumelée à l’expertise de Insum Solutions dans le développement de systèmes d’information, a permis la création d’une application de niveau professionnel destinée à la gestion d’associations.

Associations 4.0© propose plus qu’une solution informatique. En effet, l’approche d’affaire de Associations 4.0© est basée sur un partage de connaissances, d’expertises et de contacts issus de plusieurs années consacrées à la gestion d’association.

Par exemple, les adhérants de Associations 4.0© peuvent bénéficier d’ententes négociées avec des fournisseurs de services permettant aux membres de bénéficier de rabais substantiels.

• Gestion de la fiche des membres
• Gestion des activités
• Gestion des paiements
• Gestion des documents
• Gestion des tableaux de bord
• Gestion du site web
• Gestion des offres de contrat
• Gestion des communications

Gestion de la fiche des membres
Les membres représentent le cœur d’une association. La gestion des données relatives aux membres est par conséquent une activité cruciale.

Cette fonctionnalité permet aux nouveaux membres de s’inscrire directement au système. Les membres déjà actifs peuvent modifier leur fiche (ex. : changement d’adresse). Comme cette fonction est accessible via l’Internet, il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données. L’organisation s’assure ainsi que les fiches membres sont toujours à jour.

Gestion des activités
Toute association offre des activités à ses membres. L’organisation de ces activités demande toujours beaucoup d’énergie pour gérer la publicité, les inscriptions, la logistique et dans plusieurs cas, les paiements.

Associations 4.0© offre une fonctionnalité permettant aux membres de s’inscrire aux activités via l’Internet et de spécifier leurs choix. Par exemple, un membre peut s’inscrire à une activité sportive ou culturelle sans nécessairement s’inscrire au souper qui suit généralement ce type d’événement. Il est également possible de spécifier une structure de prix par type de membre (ex.: organisateurs, membres du conseil exécutif de l’association).

La gestion des activités est complétée par d’autres fonctionnalités de Associations 4.0©, notamment la gestion des paiements par carte de crédit, les communications avec les membres et le suivi des inscriptions via la consultation de tableaux de bord.

Gestion des paiements
Associations 4.0© permet aux membres d’effectuer leurs paiements en utilisant leur carte de crédit, que ce soit pour le paiement de la cotisation annuelle ou de la participation à une activité. Cette approche offre plusieurs avantages pour une association. On obtient une garantie du paiement, on réduit le traitement des paiements en espèces et on simplifie grandement la gestion des inscriptions.

Le paiement par carte de crédit via l’Internet est encadré par un processus sécuritaire et éprouvé. La confidentialité des informations relatives à la transaction est garantie.

Gestion des documents
La gestion d’une association nécessite un partage d’information auprès des membres (ex. : comptes rendus des réunions).

Associations 4.0© offre une fonctionnalité permettant une gestion documentaire facilitant le partage d’information. Via l’Internet, les membres peuvent ainsi consulter facilement les documents publiés par l’association.

Cette fonctionnalité permet également de gérer l’accès aux documents en fonction des catégories de membre. Certains documents peuvent être accessibles uniquement aux membres du conseil d’administration. D’autres peuvent être accessibles qu’aux membres d’un comité particulier.

Gestion des tableaux de bord
L’expertise de Insum Solutions dans le domaine des systèmes informationnels permet aux utilisateurs de Associations 4.0© de bénéficier de tableaux de bord adaptés à la gestion d’association. Cette fonction permet d’obtenir rapidement les informations nécessaires à une gestion efficace de l’association.

Par exemple, il est possible d’obtenir rapidement l’évolution du membership, de suivre l’avancement des inscriptions à une activité ou encore, de connaître le niveau de fréquentation du site Web de l’association.

Gestion du site web
Le site Web d’une association constitue une vitrine importante. La gestion d’un site Web peut ainsi témoigner du dynamisme d’une association, mais elle exige une certaine connaissance technique. Or les associations n’ont pas toujours l’expertise et la flexibilité requises pour la mise en ligne d’un site Web dynamique pouvant s’adapter rapidement aux besoins de ses membres.

Associations 4.0© offre aux associations la possibilité de modifier son site Web de façon instantanée, sans avoir recours aux services d’un expert.

Associations 4.0© permet également de régler facilement les problèmes d’hébergement et de sécurité informatique.

Cette fonction permet également la gestion d’offres publicitaires.

Gestion des offres de contrat
Principalement destinée aux associations professionnelles, cette fonction permet l’échange d’information, interne ou externe, concernant la disponibilité des membres. Les membres peuvent ainsi communiquer leur disponibilité sur le site de l’association en y précisant leurs compétences professionnelles. Les intervenants externes peuvent rechercher dans la banque de candidats disponibles ceux possédant les compétences attendues.

Gestion des communications
Associations 4.0© offre plusieurs fonctionnalités facilitant les communications avec les membres, notamment l’envoi d’informations par la poste ou par l’Internet selon leurs préférences.

Associations 4.0© permet également de gérer l’historique des communications en provenance des membres. Il est ainsi possible d’associer au dossier d’un membre toutes les communications entre lui et l’association (commentaire, suggestion d’activité).

Associations 4.0© est une solution informatique sécuritaire. Elle utilise des technologies reconnues, notamment les bases de données Oracle.

Chaque membre se voit attribuer un code d’usager et un mot de passe qu’il doit saisir lors de l’utilisation de certaines fonctionnalités du site Web de l’association. Le code d’usager permet une personnalisation des accès. On peut ainsi restreindre l’accès de documents à certains utilisateurs ciblés.

Les tarifs d’utilisation incluent un frais mensuel fixe et un frais variable en fonction du nombre d’utilisateurs enregistrés. Ce mode de tarification permet aux associations de toute taille de bénéficier d’une application informatique robuste, fiable et performante à un coût raisonnable.

Associations 4.0© permet aux associations de bénéficier d’un site Web dynamique permettant d’offrir un meilleur service aux membres. Entre autres choses, les membres peuvent consulter les prochaines activités et s’y inscrire directement à partir du site de l’association.

Associations 4.0© a donc pour effet de créer un achalandage sur le site de l’association , ce qui ouvre la voie à l’augmentation des revenus et par conséquent, à la réduction des coûts d’utilisation de l’application.