POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dernière mise à jour – Septembre 2023

1. Introduction

Insum Insum Solutions inc.  (« Insum ») s’engage à mener ses activités conformément à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des données et en accord avec les normes de conduite éthique.

Insum est soucieuse du respect de votre vie privée et de la protection de vos Renseignements personnels. Dans un souci de transparence, Insum a adopté une « Politique de protection des Renseignements personnels » relative aux Renseignements personnels qu’elle collecte, conformément aux réglementations applicables.

Définitions

« Candidat » : toute personne qui a envoyé une candidature ou a été contactée par Insum ou par l’intermédiaire d’une agence de recrutement concernant une offre d’emploi.

« Employé » : toute personne qui a été recrutée par Insum, quel que soit son statut.

« Personne concernée » : personne physique à laquelle se rapportent les Renseignements personnels.

« Renseignements personnels » ou « Données à caractère personnel » : toute information relative à une personne physique, dès lors que la personne peut être identifiée (i) soit directement avec l’information détenue, (ii) soit indirectement avec l’ensemble des informations la concernant pouvant être accessibles et en fonction des moyens techniques.

« RH » ou « Ressources humaines » : tout service ou membre d’un service prenant part à la gestion du personnel, au recrutement, à la paie ou aux relations avec les instances représentatives du personnel au sein de Insum.

 

2. Qui est responsable de la protection des Renseignements personnels?

Insum a nommé un responsable de la protection des Renseignements personnels qui s’assure de la conformité des pratiques internes avec la réglementation. Pour toute question quant au respect de votre vie privée et de vos Renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre directrice des affaires juridiques et de la conformité en écrivant à l’adresse legal.americas@talan.com ou en composant le 514 937 1188.

Si, pour quelque raison que ce soit, vous estimez que notre réponse n’est pas satisfaisante, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, du Commissaire à la protection de la vie privée de votre province, ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

 

3. Quelles sont les données collectées ?

De façon générale, nous assurons que les Renseignements personnels sont recueillis de manière licite, transparente et loyale. Nous nous engageons à informer toute Personne concernée de la fin de la collecte, à ne collecter que des Renseignements personnels adéquats, pertinents et nécessaires aux fins de la collecte, et à ne conserver les Renseignements personnels que pour la durée strictement nécessaire aux fins de la collecte.

Les Renseignements personnels que nous sommes susceptibles de collecter sont par exemple :

  • des données d’identification, telles que nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel;
  • des données de candidature, telles que nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, expériences professionnelles et toute information que vous nous communiquez avec votre candidature ou votre curriculum vitae, ou lors d’entretiens (compétences, niveau d’études, langues parlées, prétentions salariales, adresse personnelle, loisirs, etc., si vous souhaitez postuler un emploi au sein du groupe Insum);
  • des données professionnelles, telles que nom, prénom, fonctions, entreprise d’appartenance, si vous êtes un fournisseur ou un prestataire de services de Insum.

Dans le cadre de la gestion des ressources humaines, les Renseignements personnels que nous sommes susceptibles de collecter sont :

  • des données sur l’assurance sociale et le statut d’immigrant;
  • des données sur le transport et le déplacement professionnel telles que le moyen de transport utilisé par un employé pour le remboursement des frais de déplacement (titres de transport, frais d’utilisation d’un véhicule, etc.);
  • des données sur la formation et la carrière telles que CV, diplômes, expériences de formation, expérience professionnelle, lettre de motivation, informations fournies par le candidat, compte-rendu des entretiens, date des entretiens, permis de travail, langues étrangères parlées;
  • des données sur la vie professionnelle telles que contrat de travail, date de recrutement, numéro d’identification de l’employé, titre du poste;
  • des données financières telles que retenues d’impôt, niveau de salaire, enregistrement du salaire et d’autres éléments de rémunération, REER, détails de comptes bancaires;
  • des données de vidéosurveillance et de contrôle des badges d’accès (Insum met en œuvre des systèmes de vidéosurveillance et de contrôle d’accès dans ses locaux qui conduisent à la collecte de vos données telles que des enregistrements vidéo, des informations d’accès et des informations sur le moment de la collecte);
  • toutes autres données supplémentaires que nous devons collecter afin de gérer la relation de travail.

 

4.  À quelles fins vos données sont-elles collectées ?

Chaque Personne concernée est informée, de manière claire et précise, des fins et de l’objectif recherchés par la collecte.

(i) Clients – clients potentiels – prestataires : vos Renseignements personnels sont collectés afin de vous permettre de bénéficier de nos offres de services, d’exécuter nos contrats et de participer à nos événements.

La collecte de vos Renseignements personnels tend à répondre notamment à une ou à plusieurs des fins suivantes :

  • permettre l’exécution et la gestion administrative et commerciale des contrats, et l’exécution des projets;
  • répondre à toute question, à toute demande de contact, à toute demande de rendez-vous;
  • proposer nos offres commerciales par rapport à des services susceptibles de vous intéresser, la participation à nos événements, l’inscription à notre blogue, étant entendu que vous gardez, à tout moment, la possibilité de vous opposer sans frais à la prospection commerciale, en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans chaque courriel ou en communiquant avec nous au moyen des coordonnées indiquées dans la section 2;
  • maintenir à jour nos fichiers clients afin de toujours mieux répondre à vos attentes.

(ii) Candidats : gestion des candidatures (analyse automatique ou manuelle du contenu des CV), classification et évaluation des candidats.

(iii) Employés : vos Renseignements personnels sont collectés pour une ou plusieurs des fins suivantes.

  • Gestion de la relation de travail (administrer la rémunération, la paie et autres fonctions d’emploi standard)
  • Administration des processus liés aux RH, y compris ceux relatifs à la gestion des performances et des absences, aux questions disciplinaires et aux plaintes
  • Gestion de la sécurité
  • Fourniture d’installations informatiques
  • Respect de la réglementation applicable (obligations en matière de congé de maternité, horaires de travail, rémunération, salaires et avantages dus en vertu du contrat de travail, augmentations annuelles et tout autre ajustement salarial, etc.)
  • Compilation de statistiques et réalisation d’enquêtes et de recherches à des fins de rapports internes et statutaires
  • Accomplissement de nos responsabilités en vertu de la législation sur l’égalité, l’immigration et la sécurité publique

 

5. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Insum conservera vos Renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont collectés et conformément à la législation applicable. Ainsi, la durée de conservation de vos Renseignements personnels dépend de la fin de la collecte de ces Renseignements personnels.

Afin de déterminer la durée de conservation de vos Renseignements personnels, nous utilisons notamment les critères suivants.

  • Si des témoins de navigation (cookies) sont utilisés, nous déterminons leur durée de vie en suivant la limite mise en place par l’autorité compétente, soit treize (13) mois.
  • Lorsque nous conservons certains de vos Renseignements personnels pour satisfaire à une obligation légale ou réglementaire, et afin que nous puissions exercer nos droits, nous conservons vos données le cas échéant pour la durée indiquée dans le texte de loi de référence (par exemple, la durée de prescription ou la durée légale de conservation).
  • Dans le cadre d’une candidature, votre CV et les informations que vous aurez renseignées lors du processus de recrutement seront conservés jusqu’à deux (2) ans après votre dernier contact avec Insum, sauf si vous vous y opposez. Seul votre accord formel permet une conservation plus longue.
  • Les données que vous aurez renseignées dans le formulaire de contact seront conservées la durée nécessaire pour répondre à votre demande.
  • Votre profil d’employé et votre dossier RH seront conservés par le groupe Insum jusqu’à la fin de votre contrat de travail, certains Renseignements personnels étant archivés pendant une période plus longue lorsque la loi l’exige ou pour l’exercice ou la défense de droits légaux (par exemple, un délai de prescription pendant lequel quelqu’un peut intenter une action en justice).

 

6. Quels sont vos droits en tant que personne concernée et comment les exercer ?

Selon les opérations de traitement dont vos Renseignements personnels font l’objet, vous pouvez disposer des droits suivants.

  • Droit d’accès
    Le droit d’obtenir confirmation de notre part que des Renseignements personnels vous concernant sont ou non traités. Si tel est le cas, vous pouvez accéder à vos Renseignements personnels et obtenir des informations telles que la fin de la collecte, les catégories de données à caractère personnel concernées, etc.
  • Droit à la rectification
    Le droit d’obtenir de notre part la rectification de Renseignements personnels inexacts vous concernant.
  • Droit à l’effacement (ou droit à l’oubli)
    Le droit d’obtenir l’effacement de vos Renseignements personnels, pour autant que l’un des motifs justifiant ce droit s’applique.
  • Droit à la portabilité des données
    Le droit de recevoir vos Renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et le droit de transmettre ces données à un tiers sans entrave de notre part.
  • Droit d’opposition
    Le droit de pouvoir, par exemple, nous interdire d’utiliser vos Renseignements personnels à des fins de marketing direct.Le droit de définir les lignes directrices pour le traitement de vos Renseignements personnels après votre décès.Pour exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec nous en écrivant à l’adresse legal.americas@talan.ca.Afin que nous puissions traiter votre demande de façon satisfaisante, vous devrez justifier de votre identité, par quelque moyen que ce soit. En cas de doute de notre part, nous pouvons vous demander des informations complémentaires, notamment la transmission d’une copie d’une pièce d’identité, signée par vous.Nous ferons de notre mieux pour répondre à vos demandes. Quelle que soit notre réponse, nous vous la ferons parvenir dans un délai d’un mois, mais notre délai de réponse peut être prolongé de deux mois supplémentaires selon la complexité et le nombre de demandes.

 

7. Qui peut accéder à vos Renseignements personnels ?

Les personnes autorisées au sein de Insum et, dans certains cas, nos sous-traitants peuvent accéder à vos Renseignements personnels. Nous déployons nos meilleurs efforts afin de nous assurer que le nombre de ces personnes reste aussi restreint que possible et maintenons la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels. Ces personnes autorisées, sous-traitants et destinataires tiers peuvent être situés en dehors du Québec.

À cet égard, nous ne leur fournissons que les informations dont ils ont besoin afin de fournir le service et leur demandons de ne pas utiliser vos Renseignements personnels pour d’autres fins. Nous déployons toujours nos meilleurs efforts afin de nous assurer que tous les prestataires de confiance avec qui nous travaillons maintiennent la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels. Nous nous assurons également que, lorsque notre relation avec un prestataire de confiance arrive à échéance, ledit prestataire supprime vos données à caractère personnel sans délai.

Nous sélectionnons nos prestataires de confiance avec un grand soin, en nous assurant qu’ils fournissent les garanties suffisantes, notamment en matière d’expertise, de fiabilité et de ressources, pour mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles à même de satisfaire aux exigences de la législation applicable, notamment en matière de sécurité du traitement. À cet égard, nous nous assurons que nos prestataires de confiance traitent les Renseignements personnels exclusivement selon nos instructions documentées. Nous nous assurons également que leur personnel s’engage à respecter la confidentialité ou se soumette à une obligation légale appropriée en matière de confidentialité.

En interne, vos Renseignements personnels sont accessibles uniquement par le service RH ou par tout autre service ayant un strict besoin d’en connaître. Cet accès fait l’objet d’un contrôle strict par notre délégué à la protection des données afin de garantir la conformité du Groupe avec les lois applicables.

 

8. Quelles mesures de sécurité avons-nous mis en œuvre par rapport à vos Renseignements personnels ?

Insum a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées en ce qui a trait à la nature des données et des risques pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Renseignements personnels et, notamment, pour empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.

Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédure d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

 

9. Témoins de navigation (cookies)

Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur ou votre appareil lorsque vous naviguez sur Internet. Les cookies peuvent être utilisés pour collecter, stocker et partager des informations concernant votre activité sur les sites Internet et les services que vous utilisez.

En naviguant sur notre site Internet, vous avez la possibilité d’autoriser ou non le dépôt de cookies sur votre ordinateur. Si vous faites le choix de ne pas utiliser de cookies, il est possible que vous soyez privé de certaines fonctionnalités de notre site.

Nos sites utilisent l’outil de mesure Google Analytics afin de récupérer des données de trafic et de statistique. Ces données sont anonymisées afin de respecter les règles actuelles en matière de protection des Renseignements personnels.

Vous pouvez paramétrer les cookies directement depuis votre navigateur et choisir soit le refus systématique des cookies, soit leur autorisation au cas par cas.

 

10. Lien vers des sites tiers – réseaux sociaux

Le site Internet de Insum peut contenir des liens vers des plateformes de médias sociaux gérés par des personnes ou des organisations sur lesquelles la société n’a aucun contrôle.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la politique applicable en matière de protection des Renseignements personnels de chaque site Internet tiers auquel vous accéderez par l’intermédiaire de notre site Internet afin d’apprécier la façon dont seront utilisés vos Renseignements personnels.